Modules GED
Centralisez vos documents et facilitez vos processus internes !
Une solution qui répond à votre stratégie de digitalisation !
L’importance de la digitalisation dans la gouvernance publique est devenue une évidence. Notre connaissance du secteur public couplée à notre expertise en gestion électronique de documents, nous a permis de développer une solution parfaitement adaptée à la stratégie numérique des communes romandes.
Digitalisez vos documents, du papier à l’archivage numérique en passant par la gestion électronique de documents !
Les modules gestion de documents s’appuient sur notre solution Youdoc. Connectés à Citizen, les différents modules de GED proposés améliorent l’expérience de vos utilisateurs, simplifient l’accès aux documents et facilitent les échanges tout en mettant l’accent sur la sécurité, la traçabilité et la conformité de vos documents.
Des modules à choix en fonction des besoins de votre commune
Dossiers Métiers
Dossiers Métiers
centralise les documents émis par vos applications métiers en un lieu unique et sécurisé. Vous accédez à vos documents en ligne en tout temps selon les droits définis et évitez la recherche d'informations dans différents répertoires ou dossiers papier.
Gestion électronique de Documents
Gestion électronique de Documents
est le référentiel documentaire de votre commune. La GED optimise le classement, le partage et la circulation des documents entre les différents services et vous fournit un véritable cockpit de suivi. Tous vos documents sont centralisés et disponibles en tout lieu, sur tous les terminaux (PC, laptop, tablette, smartphone), en fonction des droits utilisateurs.
Archivage automatique de documents métiers
Archivage automatique de documents métiers
permet l'archivage de vos documents papiers et numériques. L’automatisation d’archives se fait par la reprise papier avec capture et la reprise électronique avec automate de complétion d’index, pour un archivage sécurisé.
Capture
Capture
permet de numériser et récupérer vos documents papiers ou électroniques ainsi que leurs données. Il automatise et simplifie le travail, de numérisation, de lecture, de saisie et de classement.
Circulation/Workflow
Circulation/Workflow
est le complément indispensable de votre gestion documentaire pour gérer les flux documentaires de votre commune. Ergonomique et facile à prendre en main, vous concevez, de manière agile et flexible, les processus propres à votre commune. Il permet d’affecter des tâches de validation ou de modification de documents à des utilisateurs tout en conservant la traçabilité des événements.
Citizen Signature électronique
Citizen Signature électronique
permet à vos élus municipaux et chef de services de parapher à disance tous types de documents (devis, contrats, courriers, etc.) au travers d’une signature numérique. Vous optimisez vos flux de validation et évitez les impressions inutiles de documents, tout en garantissant la fiabilité et la traçabilité du processus de signature.
Processus Courrier
Processus Courrier
automatise la gestion et le suivi des courriers entrants et sortants, pour les communes qui traitent un nombre important de correspondances au quotidien.
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Les avantages de Citizen
Pour votre commune
- Gain en productivité
- Echanges de données facilités
- Respect des exigences légales
- Sécurité, traçabilité et confidentialité des données
Pour vos collaborateurs
- Outil moderne et intuitif
- Gain de temps
- Outil de recherche puissant
- Accès simple et rapide aux documents