Modules GED
Centralisez vos documents et facilitez vos processus internes !
Une solution qui répond à votre stratégie de digitalisation !
L’importance de la digitalisation dans la gouvernance publique est devenue une évidence. Notre connaissance du secteur public couplée à notre expertise en gestion électronique de documents, nous a permis de développer une solution parfaitement adaptée à la stratégie numérique des communes romandes.
Digitalisez vos documents, du papier à l’archivage numérique en passant par la gestion électronique de documents !
Les modules gestion de documents s’appuient sur notre solution Youdoc. Connectés à Citizen, les différents modules de GED proposés améliorent l’expérience de vos utilisateurs, simplifient l’accès aux documents et facilitent les échanges tout en mettant l’accent sur la sécurité, la traçabilité et la conformité de vos documents.
Des modules à choix en fonction des besoins de votre commune
Dossiers Métiers
Dossiers Métiers
vous donne accès en tout temps depuis vos applications métiers, aux documents en lien avec celles-ci.
L’accès aux documents est sécurisé et centralisé dans une GED unique à l’ensemble de votre administration.
Gestion électronique de Documents
Gestion électronique de Documents
est le référentiel documentaire de votre commune. La GED optimise le classement, le partage et l’accès aux documents entre les différents services. Tous vos documents sont centralisés et disponibles en tout lieu de manière sécurisée, en fonction de vos droits utilisateurs.
Archivage automatique de documents métiers
Archivage automatique de documents métiers
permet d’archiver de manière automatique les documents produits par vos applications métier ou d’automatiser le classement de documents lors de reprise d’archives papiers ou de documents numériques.
Capture
Capture
permet de numériser et récupérer vos documents papiers ou électroniques ainsi que leurs données. Il automatise et simplifie le travail, de numérisation, de lecture, de saisie et de classement.
Circulation/Workflow
Circulation/Workflow
est le complément indispensable à votre GED pour gérer les flux documentaires de votre administration.
Grâce à son ergonomie, vous serez rapidement autonome pour concevoir de manière agile et flexible les processus propre à votre commune. Il permet de faire circuler les documents et d’assurer le suivi des tâches administratives aux travers des différents services.
Citizen Signataire électronique
Citizen Signataire électronique
permet à vos élus municipaux et chef de services de parapher à distance tous types de documents (devis, contrats, courriers, etc.) au travers d’une signature numérique. Vous optimisez vos flux de validation et évitez les impressions inutiles de documents, tout en garantissant la fiabilité et la traçabilité du processus de signature.
Processus Courrier
Processus Courrier
automatise la gestion et le suivi des courriers entrants et sortants, pour les communes qui traitent un nombre important de correspondances au quotidien.
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Les avantages de Citizen
Pour votre commune
- Gain en productivité
- Echanges de données facilités
- Respect des exigences légales
- Sécurité, traçabilité et confidentialité des données
Pour vos collaborateurs
- Outil moderne et intuitif
- Gain de temps
- Outil de recherche puissant
- Accès simple et rapide aux documents