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Modules GED pour votre Commune !

Youdoc, une solution complète, modulaire et sécurisée de GED adaptée aux administrations publiques

Découvrir Youdoc

Simplifiez la gestion électronique de vos documents et automatisez vos processus pour gagner en efficacité !

Bénéficiez de notre expérience dans la dématérialisation de documents !

L’importance de la digitalisation dans la gouvernance publique est une évidence. Notre connaissance du secteur public couplée à notre expertise en gestion électronique de documents, nous permet de vous accompagner pas à pas dans votre démarche de dématérialisation et de répondre aux besoins métiers des Communes et des Organisations publiques romandes. Les modules gestion de documents de Citizen s’appuient sur notre solution de gestion électronique de documents Youdoc.

Youdoc, la solution de GED pour votre commune !

Factures, pièces comptables, documents du contrôle de l’habitant ou du service technique, courriers, etc., Youdoc traite tous types de contenu et vous permet de collecter, créer, valider, partager et suivre vos documents. Transverse aux différents services de votre commune et intégrée à vos applications (ERP, suite office, etc.), Youdoc vous fera gagner un temps précieux grâce à de puissantes possibilités de recherches. Organisez en toute sécurité vos documents en fonction de vos processus dans un plan de classement communal ou une arborescence métier.

Youdoc est une solution complète, 100% web et modulaire. La conformité, la conservation des documents ainsi que les sécurités d’accès font partie de son socle de base.

Ecran solution Youdoc gestion électronique de document pour les communes Voir la webdémo

    En soumettant ce formulaire, vous consentez au traitement de vos données personnelles qui ne seront utilisées que dans le seul cadre de votre demande. Vos droits d'accès et le moyen pour les exercer sont mentionnés dans notre déclaration de protection des données.

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      Des modules à choix en fonction des besoins de votre commune

      Connectés à Citizen, les différents modules de GED proposés améliorent l’expérience de vos utilisateurs, simplifient l’accès aux documents et facilitent les échanges tout en mettant l’accent sur la sécurité, la traçabilité et la conformité de vos documents.

      picto numérisation et scan des documents communaux

      Capture

      Capture

      permet de numériser et récupérer vos documents papiers ou électroniques ainsi que leurs données. Il automatise et simplifie le travail, de numérisation, de lecture, de saisie et de classement.

      En savoir plus
      picto plan de classement communal dans la GED

      Gestion électronique de Documents

      Gestion électronique de Documents

      est le référentiel documentaire de votre commune. La GED optimise le classement, le partage et l’accès aux documents entre les différents services. Tous vos documents sont centralisés et disponibles en tout lieu de manière sécurisée, en fonction de vos droits utilisateurs.

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      picto automatisation des processus de gestion

      Circulation/Workflow

      Circulation/Workflow

      est le complément indispensable à votre GED pour gérer les flux documentaires de votre administration.
      Grâce à son ergonomie, vous serez rapidement autonome pour concevoir de manière agile et flexible les processus propre à votre commune. Il permet de faire circuler les documents et d’assurer le suivi des tâches administratives aux travers des différents services.

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      picto gestion documentaire intégrée

      Dossiers Métiers

      Dossiers Métiers

      vous donne accès en tout temps depuis vos applications métiers, aux documents en lien avec celles-ci.
      L’accès aux documents est sécurisé et centralisé dans une GED unique à l’ensemble de votre administration.

      picto signature électronique pour les Communes

      Signataire électronique

      Signataire électronique

      permet à vos élus municipaux et chef de services de parapher à distance tous types de documents (devis, contrats, courriers, etc.) au travers d’une signature numérique. Vous optimisez vos flux de validation et évitez les impressions inutiles de documents, tout en garantissant la fiabilité et la traçabilité du processus de signature.

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      Picto représentant Archivage automatique des documents métier

      Archivage automatique de documents métiers

      Archivage automatique de documents métiers

      permet d’archiver de manière automatique les documents produits par vos applications métier ou d’automatiser le classement de documents lors de reprise d’archives papiers ou de documents numériques.

      picto gestion du processus courriers entrants et sortants

      Processus Courrier

      Processus Courrier

      automatise la gestion et le suivi des courriers entrants et sortants, pour les communes qui traitent un nombre important de correspondances au quotidien.

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      Témoignage

      « Grâce à la gestion électronique de documents, je ne perds pas de temps à consulter mes classeurs de pièces comptables qui se trouvent dans mon bureau ou pour des pièces plus anciennes aux archives. L’ensemble des documents est centralisé en un seul endroit. »

      Saskia LÄTT, boursière adjointe

      COMMUNE DE PUIDOUX, 2900 HABITANTS

      GED Youdoc

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      Pourquoi choisir Youdoc comme solution GED pour votre Commune ?

      • Adaptée à votre métier et à vos usages / plan de classement communal
      • Connectée à votre ERP et autres applications
      • Transverse aux différents services de la commune
      • Ergonomie simple et intuitive
      • Technologie fiable et performante
      • Sécurité des documents
      • Conformité à la LPD
      • Accessible à distance pour vos élus

      Des modules accessibles à distance
      pour vos élus !

      En savoir plus

      Les principales fonctionnalités de Youdoc

      Interface intuitive, 100% web et mult-devices

      Confort d’utilisation
      Rapidité et facilité d’accès
      Accessible à distance sur laptop, tablette et smartphone

      Sécurité et traçabilité de vos documents

      Gestion fine des droits d'utilisateurs selon votre politique de sécurité
      Traçabilité des actions des utilisateurs

      Solution intégrée à vos applications métiers

      Solution connecté à vos applications métiers (cadastre, contrôle de l'habitant, comptabilité, etc.)
      Plan de classement communal

      Solution fiable quelle que soit la volumétrie de documents

      Recherche intuitive des documents / filtres dynamiques
      Temps de réponse quasi-instantané
      Reconnaissance automatique et rapide du contenu

      Conformité à la législation

      Calendrier de conservation
      Echanges automatisés des données avec la confédération et les cantons

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