Modules de gestion de documents

Centralisez vos documents et facilitez vos processus internes !

Une solution qui répond à votre stratégie de digitalisation !

L’importance de la digitalisation dans la gouvernance publique est devenue une évidence. Notre connaissance du secteur public couplée à notre expertise en gestion électronique de documents, nous a permis de développer une solution parfaitement adaptée à la stratégie numérique des communes romandes.

Digitalisez vos documents, du papier à l’archivage numérique en passant par la gestion électronique de documents !

Les modules gestion de documents s’appuient sur notre solution Youdoc. Connectés à Citizen, les différents modules de GED proposés améliorent l’expérience de vos utilisateurs, simplifient l’accès aux documents et facilitent les échanges tout en mettant l’accent sur la sécurité, la traçabilité et la conformité de vos documents.

Des modules à choix en fonction des besoins de votre commune

picto numérisation et scan des documents communaux

Capture

permet de numériser et récupérer vos documents papiers ou électroniques ainsi que leurs données. Il automatise et simplifie le travail, de numérisation, de lecture, de saisie et de classement.

picto plan de classement communal dans la GED

Gestion électronique de Documents

est le référentiel documentaire de votre commune. La GED optimise le classement, le partage et l’accès aux documents entre les différents services. Tous vos documents sont centralisés et disponibles en tout lieu de manière sécurisée, en fonction de vos droits utilisateurs.

picto automatisation des processus de gestion

Circulation/Workflow

est le complément indispensable à votre GED pour gérer les flux documentaires de votre administration.
Grâce à son ergonomie, vous serez rapidement autonome pour concevoir de manière agile et flexible les processus propre à votre commune. Il permet de faire circuler les documents et d’assurer le suivi des tâches administratives aux travers des différents services.

Dossiers Métiers

vous donne accès en tout temps depuis vos applications métiers, aux documents en lien avec celles-ci.
L’accès aux documents est sécurisé et centralisé dans une GED unique à l’ensemble de votre administration.

picto signature électronique pour les Communes

Citizen Signataire électronique

permet à vos élus municipaux et chef de services de parapher à distance tous types de documents (devis, contrats, courriers, etc.) au travers d’une signature numérique. Vous optimisez vos flux de validation et évitez les impressions inutiles de documents, tout en garantissant la fiabilité et la traçabilité du processus de signature.

Picto représentant Archivage automatique des documents métier

Archivage automatique de documents métiers

permet d’archiver de manière automatique les documents produits par vos applications métier ou d’automatiser le classement de documents lors de reprise d’archives papiers ou de documents numériques.

Processus Courrier

automatise la gestion et le suivi des courriers entrants et sortants, pour les communes qui traitent un nombre important de correspondances au quotidien.

Contactez nous

Des modules accessibles à distance
pour vos élus !

En savoir plus

Les avantages de Citizen

Pour votre commune

Gain en productivité
Echanges de données facilités
Respect des exigences légales
Sécurité, traçabilité et confidentialité des données

Pour vos collaborateurs

Outil moderne et intuitif
Gain de temps
Outil de recherche puissant
Accès simple et rapide aux documents

Témoignage

« Grâce à la gestion électronique de documents, je ne perds pas de temps à consulter mes classeurs de pièces comptables … Un simple clic sur le numéro de pièce dans notre solution comptable me permet d’afficher le document instantanément à l’écran puis selon la demande de l’imprimer ou de l’adresser directement par voie électronique. »

Saskia LÄTT, boursière adjointe

COMMUNE DE PUIDOUX, 2900 habitants

Module GED

Actualités

Le groupe T2i s'associe à Hacknowlege pour renforcer la protection des…

Le groupe T2i s'associe à Hacknowlege pour renforcer la protection des PME Romandes contre les cyberattaques. Le groupe T2i s'associe à Hacknowlege pour renforcer la protection des PME Romandes contre les cyberattaques.

LE GROUPE T2I, UNE ENTREPRISE LABELLISÉE « SWISS MADE SOFTWARE »

En 2020, le Groupe T2i a rejoint la grande famille des 650 compagnies déjà labellisées « swiss made software » lui permettant de mettre en avant son savoir-faire.

TÉMOIGNAGE DE LA COMMUNE DE PUIDOUX

Découvrez le témoignage de la Commune de Puidoux qui a décidé de mettre en place une GED transverse aux services de la bourse communale et de la population.