Passage à la QR-Facture : réponses aux questions fréquentes !

Introduite en juin 2020, les factures QR seront obligatoires dès le 1er octobre 2022. La QR-facture est reconnaissable à son Swiss QR Code qui contient toutes les informations nécessaires au paiement. Les modules Finance de Citizen se sont donc adaptés à cette modernisation du trafic des paiements suisse. Nous répondons aux questions fréquemment posées (FAQ) par nos clients concernant la passage à ce nouveau modèle de facture.

Q1 : Que se passera-t-il pour le paiement facture BVR dès le 1er octobre ?

Les BVR ne seront officiellement plus acceptés dès le 1er octobre. A notre connaissance, il n’est pas prévu que Postfinance ou les institutions financières repoussent l’échéance de l’abolition des BVR.

Q2 : Pour la mise en place du projet, y a-t-il une présence physique de vos équipes ou tout se fait en ligne ?

Toutes nos installations et paramétrage relatifs à la QR-Facture se feront à distance.

Q3 : Faut-il avertir la poste ou la banque lorsque nous passons à la QR-Facture ?

Non, il n’y a aucune obligation d’avertir les institutions financières lors du passage effectif au QR-Facture. Les traitements sont déjà en place.

Q4 : Est-il toujours possible d’utiliser plusieurs banques pour l’encaissement de nos factures ?

Oui, il est toujours possible d’utiliser plusieurs institutions financières pour la génération des factures. Il suffit de les paramétrer dans l’application Citizen.

Q5 : Après le 30 septembre 2022, si une facture BVR est impayée, le rappel sera fait-il automatiquement en QR-Facture ?

A partir du moment où la QR-Facture est mise en place et activée, tout document sortira en QR-Facture. Y compris lorsque vous réimprimez une copie de facture.

Q6 : Si nous utilisons une autre GED que Youdoc, la GED du Groupe T2i, est-il possible d’avoir une intégration ?

Vos factures peuvent être imprimées en pdf et stockées sur le serveur, puis importées manuellement dans votre GED. Il est possible d’envisager une connexion avec votre GED mais cela devra faire l’objet d’une analyse.

Q7 : Comment faire pour les arrangements en cours édités en BVR ? Faut-il les refaire en QR codes ?

Lors du traitement des arrangements, il est possible de définir le nombre de bulletins que vous envoyez ou imprimez.
Il sera nécessaire de renvoyer des QR-Factures pour toutes les échéances payables après le 1er octobre.

Q8 : Dans la Facture diverse, peut-on définir qu’une facture soit imprimée en BVR et qu’une autre en QR-Facture ?

Il est possible de définir à quel moment vous souhaitez passer en QR-Facture pour chaque genre de facture. L’une après l’autre.
En revanche pour passer à la QR-Facture il est impératif d’avoir paramétré le Framework Print.

Q9 : Si nous souhaitons un nouveau modèle avec plus de colonnes, pouvons-nous le créer nous-même ?

Lors de la création d’un nouveau genre de facture, il est nécessaire de créer un nouveau modèle ou de le lier à un modèle existant.
Ce sont le nombre de colonnes qui définit le modèle à utiliser ainsi que la volonté de chaque client de personnaliser la mise en page (p.ex. nom du service).
Nous mettons à disposition les documents Word ainsi qu’une explication quant à l’utilisation de notre nouvelle application.

Q10 : Les acomptes d’impôts et les arrangements de paiement utilisent le même papier. Un logo peut-il être intégré dans le bandeau supérieur dans les 2 cas ou faut-il commander du papier pré-imprimé ?

Les logos pourront être intégrés dans toutes les éditions du Print:  les factures, les arrangements et les rappels. Il ne sera plus nécessaire de les faire pré-imprimer.

Q11 : Peut-on avoir plusieurs imprimantes pour un genre de factures, c’est-à-dire le choix de l’imprimante au moment de l’impression ?

Il est possible de définir une imprimante par modèle. Soit autant d’imprimantes que de modèles. Il est également possible de modifier l’imprimante liée au modèle lorsque cela est nécessaire.
Notre équipe de développement travaille actuellement sur une édition PDF des documents (facture) qui permettra de choisir l’imprimante de destination.

Q12 : Si le modèle de la facture n’a pas assez de ligne, est-ce que une 2ème feuille est générée automatiquement en cas d’un texte long ?

Oui, le report sur une seconde page est automatique. Mais le QR-Code se trouve toujours sur la première page pour permettre de gérer les bacs de papier

Vous avez d’autres questions ? N’hésitez pas à nous contacter !