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Nouveautés YOUDOC GESTION 5.5

Découvrez les nouvelles fonctionnalités de Youdoc gestion, solution de gestion électronique de documents intégrée à votre solution de gestion communale Citizen.

GED à valeur probante et RGPD

Amélioration du calendrier de conservation

Le calendrier de conservation permet de définir de manière ciblée les durées de rétention de vos documents. En se basant sur votre organisation documentaire, le calendrier définira si vos document doivent être archivés dans un système tiers ou détruits en fonction d’une durée. Celle-ci est déterminée par l’utilité des documents soit car l’affaire est en cours, soit pour une conservation administrative et légale.

Validation des signatures «  Cachet Server »

Le processus de validation des signatures Cachet Serveur permet l’exécution de contrôles périodiques des fichiers de preuve afin d’assurer que les documents originaux n’aient pas été altérés. L’exécution des contrôles est réalisée au travers d’une souscription planifiée périodiquement selon les besoins du client.

Ces contrôles peuvent être effectués de manière automatique (contrôle de l’ensemble des documents) ou aléatoire (contrôle d’une fraction des documents).

La validation des signatures Cachet Serveur est configurée par nature de document. En cas de contrôles aléatoire le taux de documents à contrôler par exécution peut être configurer.

Tableau records Manager

Ce nouveau tableau de bord permet au Records Manager d’effectuer les contrôles journaliers des différentes actions générées, en lien avec la GED à valeur probante et de pouvoir ainsi valider le résultat ou statuer sur la demande. Les fonctions de contrôle suivantes sont disponibles: Validation de la diminution des durées de conservation, Validation des demandes de suppression, Contrôle des objets Suspendus, Contrôle des objets Expirés, Suivi des contrôles périodiques.

Création d’un lien avec Youdoc Circulation

Une nouvelle option permet de créer un lien vers un cas Youdoc Circulation (nouveau cas ou cas existant) depuis l’interface d’ajout de document. Cette option est disponible uniquement si Youdoc Circulation est installé.

Gestion des échéances de contrats

Un nouveau type de recherche “recherche par période” permet de sélectionner des documents sur la base d’une période de recherche portant sur 2 dates distinctes : une date de début et une date de fin. Une alerte automatique est envoyée lorsque la date de notification d’un contrat arrive à échéance.

Autres améliorations

  • GED full web y compris le paramétrage en HTML
  • Gestion des chemises par utilisateur
  • Amélioration de la visionneuse de documents : déplacement des pages, suppression des pages, annotations, etc.
  • Ajout de document – option de conservation du format original
  • Ergonomie améliorée

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