La Commune de Montanaire utilise Meeting pour la gestion de ses séances de conseil

Découvrez comment Meeting facilite la tâche des conseillers municipaux de la Commune de Montanaire. Témoignage de Monsieur Marc Bourlard, Municipal en charge de l’informatique.

« Travail facilité » tels sont les mots utilisés par Monsieur Bourlard pour résumer les avantages de la solution de gestion des séances Meeting développée par le Groupe T2i.  A Montanaire, Commune du Gros-de-Vaud regroupant 9 villages, Meeting est utilisé quotidiennement par 8 collaborateurs(trices) pour la préparation des séances de conseil. Les 7 conseillers(ères) prennent ainsi connaissance des points et des dossiers à distance avant la séance afin de préparer les différents points à traiter efficacement.

« Depuis que nous utilisons Meeting, nous avons éliminé le papier et nos conseillers(ères,) ne sont plus dépendant(e)s de l’administration pour obtenir les informations. Nous pouvons ainsi nous concentrer sur les dossiers importants. Tous les utilisateurs sont vraiment satisfaits ! »

Tous les documents et les décisions centralisés dans Meeting

Meeting offre plus que les solutions de gestion de réunions standards du marché en intégrant des fonctionnalités de Gestion Electronique de Documents (GED). Toutes les informations et documents sont centralisés, sécurisés et accessibles à tout moment. Cela permet de retrouver facilement l’historique des documents stockés et de suivre leur évolution au fil du temps. Les fonctions de recherches avancées permettent de retrouver facilement toutes les décisions, les dossiers et les documents pour gagner en efficacité.

« Nous avons accès à l’historique des séances et il est possible de consulter les dossiers en cours ou anciens. En plus du gain de temps, cela nous permet d’éviter la perte de documents et de réduire les erreurs. »

La Gestion Electronique de Document au cœur de l’administration

En matière de transformation numérique, la commune de Montanaire n’est pas à son coup d’essai puisqu’elle utilise Youdoc, logiciel de Gestion Électronique de Documents pour digitaliser de nombreux documents et processus :

• les factures fournisseurs et leur processus de validation
• les pièces comptables
• les dossiers habitants
• les dossiers collaborateurs

La signature numérique de ses courriers est traitée avec le signataire Effisign de Youdoc.

En 2023, Montanaire poursuit sa démarche de digitalisation avec la numérisation dans Youdoc de tout le courrier entrant et sortant ainsi que la mise en œuvre de la GED Youdoc pour le classement et le partage des documents du Conseil communal.